Hvordan en virksomhet kommuniserer i en krise-situasjon kan bety mer for omdømmet enn hvordan den håndterer selve krisen. Det vet kapapult-senteret Sustainable Energy på Stord. Sustainable Energy er et verdensledende nasjonalt testsenter for nye bærekraftige energiløsninger, og i et slikt industrielt test-senter må beredskapen alltid være på topp – også på kommunikasjon.

– Det avgjørende er at Sustainable Energy er godt forberedt på en mulig krise. De har gode beredskapsplaner og PYX har utarbeidet en tydelig plan for krisekommunikasjon og kurset dem i denne, forklarer senior kommunikasjonsrådgiver i PYX, Bjarne Laastad.

Gode rutiner og tydelig ansvarsfordeling

Det er viktig at man har en god oversikt over hva som potensielt kan gå galt (alt fra tekniske feil/mangler, ulykker, økonomisk rot, tvist med kunde/leverandør, krise hos samarbeidspartner, dårlig oppførsel/dårlige holdninger, personalkonflikter, politikere som mener ressursbruken er feil osv). Dette vil både kunne øke bevisstheten rundt og fokuset på risiko-faktorene, og dermed redusere sannsynligheten for at de inntreffer. Økt bevissthet vil også gjøre det enklere å forholde seg til krisene, om de likevel skulle oppstå.

– Mange kriser vil det imidlertid være umulig å forberede seg konkret på. Derfor er det avgjørende å ha klare retningslinjer og rutiner for hvordan organisasjonen håndterer en krise – også kommunikasjonsmessig. Man må ha gode varslingsrutiner og en tydelig ansvarsfordeling, forklarer Laastad.

Krisen vi testet Sustainable Energy i var selvsagt fiktiv, men et reelt scenario vi hadde utarbeidet sammen med selskapets gode naboer i HYDS, som har ansvaret for testsenterets hydrogenanlegg. Alarmen gikk, ledelsen satte krisestab, fordelte ansvar iht beredskapsplanen, og satte i gang med å finne ut hva som hadde skjedd, hvilke konsekvenser det kunne få, hvilke tiltak som må igangsettes, hvem som må varsles, hva som kan kommuniseres osv.

Viktig å teste i praksis

Det tok ikke lang tid før pressen fikk snus i saken, og samtidig som krisestaben jobbet for å håndtere selve krisen, ble de konstant avbrutt av ulike medier med stort informasjonsbehov. For å kunne ha kontroll over informasjonen i en slik situasjon, er det avgjørende å fremstå som den foretrukne kilden; men må sørge for at de som har behov for informasjon forstår at det er fra deg de får den beste og mest oppdaterte informasjonen først.

Mens Bjarne Laastad observerte krisestaben under øvelsen, og ga dem oppdatert informasjon underveis, fungerte Helene Skeie Østhus, Emma Wade og Mustafa Battal som pågående journalister og informasjonshungrige pårørende.

– Gjengen i Sustainable Energy fikk kjenne hvordan trøkket kan være i en krisesituasjon, men håndterte den på stødig og profesjonelt vis i henhold til planen. De visste hele tiden hvor de stod, hva de trengte svarene på – og hvor de kunne finne det. Samtidig gir alltid slike tester viktig lærings- og forbedringspunkter. Det er først når en får testet teori i praksis at man oppdager hull i beredskapsplanene – og hvilke punkter det er ekstra viktige å følge etter boka, sier Laastad.

Sustainable Energy tar dette såpass på alvor at de i tillegg planlegger en større krise-øvelse sammen med alle aktørene i og rundt test-senteret på Heiane senere i år.

Helene Skeie Østhus blir ny daglig leder og senior kommunikasjonsrådgiver i PYX.

– Dette er jo en drømmejobb! Som kommunikasjonsnerd har jeg fulgt PYX siden etableringen, og jeg har også fått sittet på andre siden av bordet som fornøyd kunde. Dette er utrolig dyktige folk som kan faget sitt, og kundeporteføljen er veldig spennende. Da det tikket inn en melding fra Bjarne om å ta en kaffe på Totalen, håpte jeg at det kanskje kunne føre til en jobbmulighet, sier Østhus som kommer fra Kirkens Bymisjon.

– En skikkelig innertier!
Byråeier og senior kommunikasjonsrådgiver Bjarne Laastad er strålende fornøyd med å få ny sjef med solid kommunikasjonsfaglig kompetanse.

– Dette er et ledd i strategiarbeidet vårt, og vi har vært ute etter en daglig leder som kan være enda mer tilstede i driften. Jeg bor fortsatt i Bergen, og ønsker å bruke enda mer av tiden min på kundene våre. Da er jeg så utrolig heldig at jeg kan få velge hvem jeg skal ha som sjef! Vi har vært på jakt etter en person med solid ledererfaring, og som i tillegg vil være en nyttig ressurs for nåværende og potensielle kunder. I så måte er Helene en skikkelig innertier, sier Laastad.

Helene Skeie Østhus har en Bachelorgrad i Markedsføring fra Stavanger og en Master i Organisasjonskommunikasjon og omdømmeledelse fra Manchester. I tillegg har hun studert interkulturell kommunikasjon. Hun har yrkeserfaring fra TV-aksjonen og flere år i Kirkens Bymisjon, der hun har vært både seksjonsleder og Næringslivs- og kommunikasjonsansvarlig.

Starter 3. februar
– Helene kommer inn med tung faglig tyngde innen strategisk kommunikasjon og omdømmebygging, påvirkning- og nettverksarbeid. Selv om hun nå blir daglig leder i PYX, vil hun bruke brorparten av tiden sin på strategisk og operativt kommunikasjonsarbeid sammen med kundene våre, sier Laastad.

– Å få muligheten til å kombinere ledelse med å jobbe i dybden av kommunikasjonsfaget passer meg utmerket. Jeg gleder meg til alt fra å sitte rundt bordet med kundene og legge strategiske planer til å holde kurs og foredrag om intern kommunikasjon. Årene i ideell sektor har gitt meg perspektiver jeg tror kan være nyttige for PYX sine kunder. Strategisk kommunikasjon vil være en avgjørende del av den bærekraftige omstillingen og samfunnsansvaret som kreves av alle bransjer for å nå FNs bærekraftsmål. Her håper jeg å kunne bidra spesielt med min kompetanse og erfaring, sier Østhus.

Østhus tiltrer mandag 3. februar. I tillegg til Østhus og Laastad består PYX av senior digitalmarkedsfører og filmskaper Mustafa Battal, senior designer Tina Davison digitalmarkedsfører og innholdsskaper Emma Wade og digitalmarkedsfører og økonomiansvarlig Susanne Grutle (for tiden er i permisjon).