Hvordan en virksomhet kommuniserer i en krise-situasjon kan bety mer for omdømmet enn hvordan den håndterer selve krisen. Det vet kapapult-senteret Sustainable Energy på Stord. Sustainable Energy er et verdensledende nasjonalt testsenter for nye bærekraftige energiløsninger, og i et slikt industrielt test-senter må beredskapen alltid være på topp – også på kommunikasjon.

– Det avgjørende er at Sustainable Energy er godt forberedt på en mulig krise. De har gode beredskapsplaner og PYX har utarbeidet en tydelig plan for krisekommunikasjon og kurset dem i denne, forklarer senior kommunikasjonsrådgiver i PYX, Bjarne Laastad.

Gode rutiner og tydelig ansvarsfordeling

Det er viktig at man har en god oversikt over hva som potensielt kan gå galt (alt fra tekniske feil/mangler, ulykker, økonomisk rot, tvist med kunde/leverandør, krise hos samarbeidspartner, dårlig oppførsel/dårlige holdninger, personalkonflikter, politikere som mener ressursbruken er feil osv). Dette vil både kunne øke bevisstheten rundt og fokuset på risiko-faktorene, og dermed redusere sannsynligheten for at de inntreffer. Økt bevissthet vil også gjøre det enklere å forholde seg til krisene, om de likevel skulle oppstå.

– Mange kriser vil det imidlertid være umulig å forberede seg konkret på. Derfor er det avgjørende å ha klare retningslinjer og rutiner for hvordan organisasjonen håndterer en krise – også kommunikasjonsmessig. Man må ha gode varslingsrutiner og en tydelig ansvarsfordeling, forklarer Laastad.

Krisen vi testet Sustainable Energy i var selvsagt fiktiv, men et reelt scenario vi hadde utarbeidet sammen med selskapets gode naboer i HYDS, som har ansvaret for testsenterets hydrogenanlegg. Alarmen gikk, ledelsen satte krisestab, fordelte ansvar iht beredskapsplanen, og satte i gang med å finne ut hva som hadde skjedd, hvilke konsekvenser det kunne få, hvilke tiltak som må igangsettes, hvem som må varsles, hva som kan kommuniseres osv.

Viktig å teste i praksis

Det tok ikke lang tid før pressen fikk snus i saken, og samtidig som krisestaben jobbet for å håndtere selve krisen, ble de konstant avbrutt av ulike medier med stort informasjonsbehov. For å kunne ha kontroll over informasjonen i en slik situasjon, er det avgjørende å fremstå som den foretrukne kilden; men må sørge for at de som har behov for informasjon forstår at det er fra deg de får den beste og mest oppdaterte informasjonen først.

Mens Bjarne Laastad observerte krisestaben under øvelsen, og ga dem oppdatert informasjon underveis, fungerte Helene Skeie Østhus, Emma Wade og Mustafa Battal som pågående journalister og informasjonshungrige pårørende.

– Gjengen i Sustainable Energy fikk kjenne hvordan trøkket kan være i en krisesituasjon, men håndterte den på stødig og profesjonelt vis i henhold til planen. De visste hele tiden hvor de stod, hva de trengte svarene på – og hvor de kunne finne det. Samtidig gir alltid slike tester viktig lærings- og forbedringspunkter. Det er først når en får testet teori i praksis at man oppdager hull i beredskapsplanene – og hvilke punkter det er ekstra viktige å følge etter boka, sier Laastad.

Sustainable Energy tar dette såpass på alvor at de i tillegg planlegger en større krise-øvelse sammen med alle aktørene i og rundt test-senteret på Heiane senere i år.